1.0 Fungsi Bahagian Sekretariat
Menentukan tatacara pengurusan dan pengendalian minit Mesyuarat Jawatankuasa Tetap dan Mesyuarat Penuh Majlis dilaksanakan mengikut proses dan prosedur pengurusan yang telah ditetapkan oleh Majlis.
Menyediakan takwim mesyuarat pada setiap bulan setelah mendapat persetujuan Datuk Bandar.
Menguruskan proses panggilan mesyuarat melalui sistem my-sms kepada Ahli-Ahli Majlis dan Ketua Jabatan/Bahagian/Unit.
Menyemak dan menyelaraskan kertas kerja dari jabatan yang berkaitan untuk dibentangkan dalam mesyuarat dan memuat turun ke dalam Sistem iMeeting.
Memastikan keperluan dan peralatan untuk mesyuarat tersedia dan boleh digunakan.
2.0 Dasar dan Strategi Bahagian Sekretariat
Hal Ehwal Pentadbiran
1. Mengurus tadbir pejabat Bahagian Sekretariat :-
- Laporan kedatangan kakitangan.
- Laporan cuti kakitangan.
- Urusan surat-menyurat.
2. Mengurus tadbir aset pejabat dengan lebih tersusun dan bersistematik.
3. Memastikan pengurusan alat tulis pajabat di dalam keadaan sistematik.
4. Memastikan sistem pemfailan di dalam keadaan teratur.
Hal Ehwal Pengurusan Mesyuarat
1. Memastikan tatacara dan proses pengendalian/urusan mesyuarat dapat dilaksanakan dengan cekap dan teratur seperti berikut :-
Penyediaan takwim mesyuarat.
Panggilan mesyuarat (Ahli Majlis dan Ketua Jabatan)
Urusan tempahan bilik/dewan mesyuarat, pesanan makanan/minuman dan peralatan komputer.
Pengumpulan, penyusunan dan edaran kertas-kertas mesyuarat.
Mencatat minit mesyuarat, edaran minit mesyuarat dan penyimpanan minit mesyuarat.
Hal Ehwal Pengurusan Pejabat Timbalan Yang Dipertua/Setiausaha
1. Mengatur temujanji dan mengemaskini aktiviti/jadual harian Timb. Datuk Bandar / Setiausaha.
2. Mengendalikan panggilan masuk dan keluar khusus di Pejabat Timb. Datuk Bandar / Setiausaha.
3. Merekod penerimaan surat masuk dan edaran surat keluar dari Pejabat Timb. Datuk Bandar / Setiausaha.
4. Menguruskan persediaan mesyuarat yang dihadiri oleh Timb. Datuk Bandar / Setiausaha.
