Emel Jabatan: khidmatpengurusan@mbdk.gov.my

Ketua Jabatan: Puan Nurul Huda binti Bahrom
Emel Ketua Jabatan: nurulhuda.bahrom@mbdk.gov.my

1.0  Pengenalan

Jabatan Khidmat Pengurusan merupakan nadi kepada Majlis Bandaraya Diraja Klang yang memberi sokongan kepada jabatan-jabatan lain. Antara fungsinya ialah menguruskan sumber manusia, perjawatan, aset alih dan stor, latihan, pengurusan rekod dan keselamatan di Majlis Bandaraya Diraja Klang.

Terdapat lima (5) bahagian utama dan satu (1) unit di Jabatan Khidmat Pengurusan iaitu:

  • Bahagian Pembangunan Organisasi, Perjawatan dan Payroll

  • Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

  • Bahagian Pentadbiran Am

  • Bahagian Aset Alih dan Stor

  • Bahagian Latihan dan Pengurusan Rekod

  • Unit HRMIS dan Khidmat Sokongan

2.0  Objektif Jabatan Khidmat Pengurusan

Menguruskan hal ehwal pengurusan pentadbiran dan memberi perkhidmatan sokongan kepada Majlis serta melaksanakan dasar selaras dengan peraturan-peraturan yang di gunapakai oleh Majlis Bandaraya Diraja Klang.


2.1    Objektif Bahagian

Bahagian Pembangunan Organisasi, Perjawatan dan Payroll

  • Memastikan Majlis mempunyai skim perkhidmatan yang sesuai serta struktur organisasi yang cekap dan berkesan bagi membolehkan organisasi melaksanakan objektif penubuhannya.

  • Memastikan urusan pembayaran gaji, elaun dan tuntutan kakitangan Majlis Bandaraya Diraja Klang mengikut jadual.

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

  • Memperkukuhkan Sistem Pengurusan Sumber Manusia dengan cekap dan berkesan.

Bahagian Pentadbiran Am

  • Memastikan hal ehwal tempahan Majlis dan keselamatan dengan berkesan dan teratur.
    Bahagian Aset Alih dan Stor

  • Memastikan pengurusan harta modal, aset alih bernilai rendah dan stok dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

Bahagian Latihan dan Pengurusan Rekod

  • Memastikan semua latihan/kursus berkaitan dapat disalurkan kepada semua kakitangan di Majlis Bandaraya Diraja Klang dan memastikan Majlis mempunyai sumber tenaga yang berkualiti bagi menjalankan tugas-tugas dengan lebih cekap dan berkesan.

  • Memastikan pengurusan dokumen dan rekod yang seragam.

Unit HRMIS dan Khidmat Sokongan

  • Memastikan pengurusan pentadbiran jabatan agar dapat dijalankan dengan lebih lancar dan berkesan dan bertanggungjawab untuk memantau aktiviti perkhidmatan sokongan seperti urusan kehadiran dan cuti, serta urusan rekod dan fail.

  • Memastikan maklumat di dalam sistem HRMIS di peringkat Majlis mencapai KPI yang telah ditetapkan dan memastikan data dikemaskini.
     

3.0  Fungsi Jabatan

Fungsi jabatan mengikut bahagian adalah seperti berikut:

3.1 Bahagian Pembangunan Organisasi, Perjawatan dan Payroll

  • Menyediakan anggaran bajet Perjawatan Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Menguruskan hal ehwal pelantikan dan kenaikan pangkat Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Menguruskan penyusunan dan pembangunan organisasi Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Mengurus setia Mesyuarat Sasaran Kerja Tahun (SKT) Majlis.

  • Mengurus setia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Majlis.

  • Mengurus setia Mesyuarat Jawatankuasa Pihak Berkuasa Melantik dan Pembangunan Modal Insan (JPBM) Majlis.

  • Menguruskan pelajar praktikal.

  • Menyelaras program kualiti di jabatan.

  • Mengurus pembayaran gaji kakitangan lantikan tetap/kontrak/sambilan dan KEW8 kenaikan gaji tahunan bulan Januari, April, Julai dan Oktober.

  • Mengurus pendahuluan gaji untuk kakitangan lantikan baru.

  • Mengurus pembayaran tunggakan atau pelarasan gaji untuk semua kakitangan Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Mengurus pelbagai potongan gaji (tindakan tatatertib, pinjaman, KWSP, LHDN, KWAP, Lembaga Zakat dan (SOCSO).

  • Menyedia penyata bayaran gaji dan ganjaran untuk kakitangan tamat tempoh kontrak.

  • Mengurus bayaran cuti tahunan terkumpul bersara (Golden Handshake).

  • Mengurus penamatan perkhidmatan kakitangan berhenti/bersara/tamat kontrak.

  • Menguruskan emolumen kakitangan Majlis Bandaraya Diraja Klang sebanyak RM90 juta setahun.


3.2 Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

  • Mengguna sistem HRMIS (Human Resource Management Information System) dengan teratur dan berkesan.

  • Menguruskan pengesahan jawatan, pemberian taraf berpencen dan persaraan kakitangan, cuti, pinjaman dan elaun untuk kakitangan Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Menguruskan kenaikan gaji tahunan.

  • Melaksanakan perubahan skim perkhidmatan dan semakan pelarasan gaji kakitangan serta kenaikan gaji tahunan.

  • Memastikan kakitangan Majlis mematuhi semua peraturan Majlis mengikut kaedah-kaedah pekerja (Pelakuan dan tatatertib) MPK 1995.

  • Menguruskan kebajikan dan kemudahan kakitangan mengikut dasar sedia ada seperti urusan tuntutan pembayaran perubatan IJN, tuntutan pembayaran perubatan Hemodialisis dan tuntutan pembayaran ubat / alat / perkhidmatan perubatan / rawatan.

  • Mengurus setia Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ).

  • Menguruskan persediaan dokumen bagi tujuan tatatertib

3.3 Bahagian Pentadbiran Am

  • Menguruskan penerimaan, pengedaran dan penghantaran surat-surat dari pejabat pos, pos berdaftar, serahan tangan dan faksimili.

  • Menguruskan tempahan Majlis seperti tempahan Dewan Hamzah MBDK, rumah rehat, bilik-bilik mesyuarat, makanan dan kenderaan Majlis.

  • Menguruskan pengiklanan-pengiklanan di akhbar-akhbar tempatan.

  • Menguruskan urusan franking bagi surat-surat jabatan.

  • Memastikan keselamatan dan persekitaran dalam dan luar bangunan Majlis teratur dan terkawal.

  • Menyelaras kertas kerja perolehan jabatan untuk sebutharga B, sebutharga dan tender. (Mesin penyalin, sewaan stor luar, minuman kontrak, pakaian seragam dan kasut kakitangan)

  • Menyelaras pesanan tempatan dan bayaran am serta bajet jabatan.

3.4 Bahagian Aset Alih dan Stor

  • Menguruskan aset alih, aset hidup dan stor kerajaan di bawah kawalan Majlis Bandaraya Diraja Klang yang meliputi perkara Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan, Penyelenggaraan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapuskira.

  • Menguruskan pelantikan Penyelaras Aset, Pegawai Pemeriksa Aset, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.

  • Mengurus setia mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Menyelaras penyediaan Laporan Suku Tahun Aset Alih, Aset Hidup dan Stor kerajaan Jabatan/Bahagian.

  • Menyelaras penyediaan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan dan pelaporan tahunan aset alih, aset hidup dan stor kerajaan Jabatan/Bahagian.

  • Menyelaras Arahan/Pekeliling Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Tatacara Pengurusan Aset Hidup Kerajaan, dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan dengan Penyelaras Aset dan Penyelaras Stor peringkat jabatan/bahagian dari masa ke semasa.

  • Memastikan pengurusan sebutharga untuk kerja-kerja pembekalan toner, alat tulis dan kertas dilaksanakan secara teratur.

  • Membekalkan bahan keperluan pejabat kepada Majlis dengan teratur.

  • Menguruskan stor alatulis Majlis.

3.5 Bahagian Latihan dan Pengurusan Rekod

  • Menyediakan jadual perancangan, kursus dan latihan kepada kakitangan Majlis Bandaraya Diraja Klang mengikut peruntukan yang diluluskan.

  • Menguruskan urusan peperiksaan untuk pengesahan jawatan dan kenaikan pangkat.

  • Menjadi urusetia latihan dalam kursus dalaman anjuran bersama Majlis Bandaraya Diraja Klang dan agensi luar.

  • Merekod kursus yang dihadiri oleh kakitangan ke dalam buku rekod perkhidmatan.

  • Menyediakan prosedur pengurusan dokumen yang seragam.

  • Menyelaras aktiviti pengurusan rekod.

  • Menyelaras aktiviti pelupusan rekod.

3.7 Unit HRMIS dan Khidmat Sokongan

  • Menguruskan pelaporan rekod kehadiran kakitangan Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Menguruskan Sistem HRMIS Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Menguruskan perjalanan pentadbiran jabatan meliputi perkara berkaitan cuti, tuntutan lebih masa dan disiplin kakitangan.

  • Merekod dan fail surat menyurat dalaman.

  • Menguruskan pemfailan jabatan.

  • Mengurus setia Program Amalan Persekitaran Berkualiti 5S dan Program Rendah Karbon di jabatan.

​4.0  Senarai Perkhidmatan & Piagam Pelanggan  

4.1 Bahagian Pembangunan Organisasi, Perjawatan dan Payroll

  • Mengiklankan kekosongan jawatan sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam tempoh tiga (3) bulan sekiranya ada keperluan dan kelulusan pengurusan tertinggi.

  • Mengadakan sesi temuduga jawatan kosong sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam tempoh tiga (3) bulan sekiranya ada keperluan dan kelulusan pengurusan tertinggi.

  • Menguruskan emolumen mengikut tarikh pembayaran berdasarkan kepada jadual yang telah dikeluarkan oleh Jabatan Perbendaharaan.

4.2 Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

  • Menguruskan hal berkaitan persaraan kakitangan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh persaraan.

  • Menguruskan tuntutan pembayaran perubatan IJN, tuntutan pembayaran perubatan Hemodialisis, dan tuntutan pembayaran ubat/alat/perkhidmatan perubatan/rawatan dalam tempoh empat (4) hari bekerja.

  • Menguruskan permohonan pinjaman komputer dan permohonan pinjaman motorsikal/kereta dalam tempoh tiga (3) hari bekerja.

4.3 Bahagian Pentadbiran Am

  • Pengurusan Surat Menyurat - Setiap surat yang diterima dari Pejabat Pos diedarkan kepada jabatan berkenaan pada hari yang sama setelah surat siap direkod dalam Buku Hantaran Tempatan.

  • Tempahan Dewan dan Riadah – Tempahan dalam tempoh empat (4) hari bekerja.

4.4 Bahagian Aset Alih dan Stor

  • Aset alih didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan daripada Unit Perolehan, Bahagian Ukur Bahan.

  • Memenuhi permohonan stok alat tulis oleh Jabatan dalam tempoh empat (4) hari bekerja.

  • Melaksanakan tindakan pelupusan aset alih mengikut kaedah dalam tempoh enam (6) bulan.

  • Menguruskan prosedur kehilangan dan hapus kira dalam tempoh dua (2) bulan.

4.5 Bahagian Latihan dan Pengurusan Rekod

  • Memastikan kakitangan menghadiri tiga (3) jenis kursus dalam setahun.

  • Memastikan penggunaan kod klasifikasi fail urusan am dan urusan fungsian di Majlis Perbandaran Klang.

  • Menyelaras aktiviti dan menyediakan laporan pelupusan rekod Majlis.