Emel Jabatan: cob@mbdk.gov.my
Ketua Jabatan: Sr. Amran Bin Abdulllah Hadi
Emel Ketua Jabatan: amran.hadi@mbdk.gov.my
 

1.0  Pengenalan

Jabatan Pesuruhjaya Bangunan merupakan jabatan yang memberikan perkhidmatan dari segi Pemfailan Jadual Petak, Pemfailan Unit Strata Yang Diumpukkan, Khidmat Nasihat berhubung penubuhan JMB / MC seperti yang termaktub di dalam Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757) dan perlantikan Ejen Pengurusan untuk Pengurusan dan Penyenggaraan Bangunan.

 

Terdapat Enam (6) fungsi utama Jabatan Pesuruhjaya Bangunan iaitu:

  • Mengadakan inventori ke atas bangunan-bangunan di dalam kawasan Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Memastikan penubuhan Badan Pengurusan Bersama JMB / MC bagi pembangunan yang melibatkan skim pemajuan berstrata.

  • Menyelesaikan sebarang pertikaian di antara pemaju dan pembeli berkaitan penubuhan JMB dan Akaun Penyenggaraan Bangunan (BMA).

  • Memantau tindakan pemaju dalam menangani isu Pembaikan Kecacatan.

  • Menguatkuasakan Undang-Undang yang termaktub di dalam Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757).

  • Memberi pembelajaran secara berkala mengenai pengurusan pentadbiran, akaun beraudit dan peruntukan.

     

2.0  Objektif Jabatan Pesuruhjaya Bangunan

Memastikan penyenggaraan harta bersama dilaksanakan berdasarkan undang-undang dan peraturan yang ditetapkan bagi mewujudkan suasana harmoni dalam kehidupan perkongsian harta bersama bagi pembangunan bertingkat. 

 

3.0  Fungsi Jabatan Pesuruhjaya Bangunan

Fungsi jabatan mengikut unit adalah seperti berikut:

3.1       Unit Pentadbiran Dan Program.

3.2       Unit Pengurusan Akaun Strata.

3.3       Unit Teknikal Dan Khidmat Nasihat.

3.4       Unit Pengurusan Aduan.

3.5       Unit Penguatkuasaan Dan Mediasi.

3.1 UNIT PENTADBIRAN DAN PROGRAM

  • Merekod, menyelia dan menyelaras semua surat masuk dan keluar termasuk surat fizikal dan emel jabatan ke dalam Sistem Rekod Penerimaan Surat (Excel).
  • Merekod minit tindakan PCOB serta memantau status tindakan pegawai.
  • Mengurus dan memfailkan surat-menyurat rasmi / memo kepada jabatan dan agensi berkaitan.
  • Mengurus pembukaan, penutupan, pengkodan dan pendaftaran fail jabatan (fail pentadbiran, fail skim dan fail pemaju) termasuk pendaftaran kod fail ke Unit Rekod, Jabatan Khidmat Pengurusan.
  • Menyelaras dan mengurus Bilik Fail Jabatan termasuk keselamatan, kebersihan dan kekemasan.
  • Mengimbas (scan) surat-surat masuk dan mengagihkan softcopy kepada unit terlibat pada hari yang sama.
  • Menghantar dan merekod penghantaran surat ke jabatan dalaman dan agensi luar dua (2) kali sehari atau mengikut keutamaan.
  • Menyediakan jadual mesyuarat dan program jabatan.
  • Menyediakan keperluan mesyuarat termasuk:

  1. Tempahan bilik mesyuarat
  2. Tempahan makanan
  3. Senarai kehadiran
  4. Keperluan peralatan mesyuarat

  • Menghadiri mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat berkaitan.
  • Mengisi dan mengemaskini data induk skim strata dalam sistem e-COB.
  • Mengurus sistem SPSM & HRMIS jabatan, termasuk:

  1. Rekod kedatangan kakitangan
  2. Laporan kad perakam waktu
  3. Semakan dan pengesahan cuti, kebenaran kesalahan dan tuntutan elaun bagi pihak PCOB

  • Menyediakan bil pelbagai berkaitan carian dokumen rasmi, pemfailan jadual petak/sifus dan yuran program.
  • Mengemaskini:

  1. Laporan kemalangan jabatan
  2. Maklum balas kajian kepuasan pelanggan
  3. Piagam pelanggan jabatan (bulanan)

  • Mengurus dan mengawal selia stok alat tulis jabatan, termasuk:

  1. Tempahan mengikut keperluan
  2. Laporan penggunaan bulanan

  • Mengemaskini aset alih jabatan (Borang KEW.PA-7).
  • Mengurus pembelian aset alih melalui Sistem Kewangan Bersepadu (SKB).
  • Mengurus aduan kerosakan peralatan dan infrastruktur jabatan.
  • Mengurus pelupusan fail dan aset jabatan.
  • Mengurus urusan pentadbiran kakitangan COB (HRMIS, kursus, kenderaan dan aktiviti kakitangan).
  • Mengurus kebajikan dan sosial kakitangan (kematian, kelahiran dan lain-lain).
  • Menyemak semua tuntutan elaun kakitangan (lebih masa, perjalanan dan lain-lain).
  • Menyediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan LNPT / SKU jabatan.
  • Membantu penyediaan bajet jabatan.
  • Melaksanakan program-program jabatan, MBDK, LPHS dan KPKT termasuk:

  1. Program Strata Tour
  2. Pertandingan Keceriaan Bangunan Berstrata
  3. Teambuilding JMB / MC & COB
  4. Anugerah Komuniti Strata
  5. Seminar Siri 1 & 2
  6. Kursus C-SMART
  7. Program Laman Hijau
  8. e-COB
  9. Program Lampu LED (Synergy)
  10. Program kerjasama dalaman (Car Free Day, Gotong Royong Cegah Denggi dan lain-lain)

  • Menyediakan kertas kerja, permohonan kelulusan, pendahuluan tunai, LO, tempahan makanan, kenderaan dan peralatan ICT.
  • Mengurus penceramah, jemputan VIP, sijil penyertaan, yuran, cenderahati dan dokumentasi program.
  • Menyediakan laporan program dan aktiviti jabatan.
  • Menyediakan dokumentasi bagi:

  1. Audit EKSA
  2. Audit Penarafan Bintang PBT & APPC
  3. Pelan Strategik Jabatan
  4. Manual Prosedur Kerja
  5. Pelan Tindakan Risiko

  • Bertugas di kaunter jabatan mengikut jadual penggiliran.
  • Menghadiri AGM / EGM JMB dan MC.
  • Membuat lawatan tapak skim strata dan menyediakan laporan bergambar.
  • Menyerahkan notis dan surat rasmi.
  • Mengukuhkan hubungan dan kerjasama dengan JMB / MC.
  • Bertindak sebagai Pegawai Kenderaan Jabatan:

  1. Memastikan kenderaan diselenggara mengikut jadual
  2. Mengemaskini buku log kenderaan
  3. Memastikan kebersihan dan kesiapsiagaan kenderaan

  • Memantau baki Touch ‘n Go kenderaan jabatan.
  • Melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) dan Program 5R.
  • Memastikan kebersihan, keceriaan dan kekemasan pejabat.

  • Mematuhi arahan keselamatan dan kesihatan pekerjaan.

     

3.2 UNIT PENGURUSAN AKAUN STRATA

  • Mengurus penubuhan dan pengaktifan Jawatankuasa Pengurusan Bersama (JMB) dan Perbadanan Pengurusan (MC).
  • Menghadiri dan memantau Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) dan Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM).
  • Memberi khidmat nasihat, rundingan dan mediasi kepada JMB / MC / Ejen Pengurusan / Pemaju berkaitan pengurusan kewangan dan pentadbiran skim strata.
  • Mengukuhkan kerjasama dengan JMB / MC serta mengenalpasti isu dan permasalahan skim strata.
  • Mengadakan lawatan tapak dan pemantauan ke kawasan skim pemajuan termasuk penyediaan laporan bergambar.
  • Menghadiri Hari Bersama Pelanggan COB.
  • Memantau pemfailan Laporan Akaun Beraudit JMB / MC.
  • Menyediakan, menghantar dan merekod notis peringatan pemfailan laporan akaun beraudit serta membuat pemantauan berkala.
  • Menyemak:

  1. Laporan akaun beraudit
  2. Laporan kewangan bulanan
  3. Caj penyenggaraan
  4. Sinking fund
  5. Permohonan elaun oleh JMB / MC

  • Melaksanakan pemeriksaan mengejut (spot check) berkaitan akaun dan kewangan di tapak.
  • Mengurus Deposit Tempoh Liabiliti Kecacatan (DLP) pemaju termasuk kemasukan deposit ke akaun.
  • Mengurus, merangka dan mengawalselia bajet tahunan COB.
  • Pegawai bertanggungjawab ke atas Sistem e-COB termasuk:
  1. Kemasukan dan pengemaskinian data induk skim strata
  2. Memberi latihan kepada JMB / MC dan kakitangan COB

  • Mengurus kemasukan dan pengemaskinian data dalam sistem e-COB dan Odesi.
  • Menyediakan dan mengemaskini site plan digital (MyLot) kawasan skim pemajuan.
  • Mengurus dan mengemaskini data inventori COB.
  • Memantau dan membantu menyelesaikan aduan berkaitan pengurusan akaun dan kewangan skim strata.
  • Mengurus penyediaan kertas siasatan.
  • Memberi khidmat nasihat berkaitan pemakaian Akta 757 dan Undang-Undang Kecil untuk tujuan penguatkuasaan.
  • Mengurus mesyuarat pengeluaran hakmilik strata.
  • Mengurus proses pelantikan Ejen Pengurusan mengikut peruntukan bajet COB.
  • Mengurus kawasan pemajuan yang memerlukan pelantikan Ejen Pengurusan berdasarkan Akta 757.
  • Mengawal selia dan memantau prestasi Ejen Pengurusan yang dilantik.
  • Menghadiri mesyuarat berkaitan dan menyediakan minit mesyuarat.
  • Menyediakan dan mengemaskini maklum balas Mesyuarat Jawatankuasa Perumahan, Pengurusan Bangunan dan Binaan Tanpa Izin.
  • Menyediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan dan lain-lain pelaporan berkaitan.
  • Menyediakan dan mengemaskini senarai semak, carta alir dan prosedur kerja jabatan berdasarkan Akta 757.
  • Menyelaras pengemaskinian garis panduan dan prosedur MBDK berkaitan pengurusan strata.
  • Mengurus dan memantau Program Strata Tour termasuk:

  1. Memberi taklimat pengurusan kewangan strata
  2. Menghadiri program dan sesi libat urus

  • Menjalin dan mengukuhkan kerjasama bersama:
  1. Ahli Majlis
  2. Unit Kewangan COB PBT
  3. JMB / MC

  • Memantau dan menyelia program-program jabatan berkaitan pengurusan akaun strata.
  • Menyediakan dan mengurus surat-menyurat serta notis rasmi Unit Pengurusan Akaun Strata

  • Membuat penyerahan notis kepada pihak berkaitan.

     

3.3 UNIT TEKNIKAL, KHIDMAT NASIHAT DAN PENGURUSAN ADUAN

  • Mengurus dan menyelaras keseluruhan operasi Unit Teknikal dan Khidmat Nasihat.
  • Bertindak sebagai Ketua Unit / Penolong Ketua Unit bagi penyelarasan tugasan pegawai.
  • Task Force bagi skim strata berisiko tinggi dan skim bermasalah.
  • Mengurus pelaporan unit dan melaksanakan arahan pengurusan dari semasa ke semasa.
  • Memastikan penubuhan dan pengaktifan JMB / MC termasuk:

  1. First AGM (FAGM)
  2. Skim tidak aktif
  3. Skim sediada

  • Menyediakan dan mengesahkan dokumentasi pelantikan AJK JMB / MC termasuk semakan minit mesyuarat.
  • Menyediakan surat pemakluman lantikan AJK JMB / MC.
  • Mengemaskini maklumat AJK JMB / MC (nama, alamat, emel, nombor telefon – PIC).
  • Memantau dan merekod sijil penubuhan JMB.
  • Mengurus kumpulan komunikasi rasmi (contoh: WhatsApp) JMB / MC.
  • Menyediakan:

  1. Surat panggilan mesyuarat
  2. Notis FAGM / AGM
  3. Notis peringatan dan senarai pemantauan

  • Menghadiri Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) dan Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM).
  • Menghadiri mesyuarat berkaitan dan menyediakan laporan serta minit mesyuarat.
  • Menyediakan memo dan surat-menyurat berkaitan Unit Teknikal & Khidmat Nasihat.
  • Membuat penyerahan notis kepada pihak berkaitan.
  • Memberikan khidmat nasihat teknikal, pentadbiran dan perundangan kepada JMB / MC / pemaju.
  • Mengendalikan rundingan dan mediasi melalui mesyuarat di jabatan atau di tapak.
  • Mengukuhkan kerjasama dengan JMB / MC dan mengenalpasti isu serta permasalahan skim strata.
  • Menghadiri Hari Bersama Pelanggan COB.
  • Membuat lawatan tapak aduan dan pemantauan ke kawasan skim pemajuan.
  • Menyediakan laporan lawatan dan laporan bergambar.
  • Merekod pemfailan Jadual Petak dan pemfailan Unit Syer yang diumpukkan.
  • Memantau isu-isu berkaitan:
  1. Hakmilik strata
  2. Tunggakan bil utiliti
  3. Tadbir urus JMB / MC

  • Menyenaraikan kawasan pemajuan untuk pelantikan Ejen Pengurusan berdasarkan Akta 757.
  • Memahami dan mengaplikasikan Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757) dan Undang-Undang Kecil.
  • Melaksanakan tindakan penguatkuasaan terhadap pelanggaran Akta 757 di kawasan strata.
  • Bekerjasama dengan COB PBT Selangor berkaitan:

  1. Tatacara mesyuarat
  2. Penguatkuasaan
  3. Pendakwaan
  4. Isu teknikal dan perundangan strata

  • Mengemaskini:
  1. Senarai semak
  2. Carta alir
  3. Prosedur kerja
  4. Manual Prosedur Kerja
  5. Garis panduan jabatan berdasarkan Akta 757

  • Mengurus Sistem GES.
  • Mengemaskini dan menyelaras:

  1. Data inventori skim pemajuan
  2. Rekod inventori COB

  • Mengisi dan mengemaskini data induk skim strata dalam sistem e-COB.
  • Menyediakan dan mengurus fail digital kawasan skim pemajuan.
  • Mengenalpasti skim strata bagi penyertaan Program Strata Tour.
  • Menghadiri dan memberi taklimat teknikal dalam Program Strata Tour.
  • Mengukuhkan jaringan kerjasama dengan:

  1. JMB / MC
  2. Pemaju
  3. Agensi berkaitan

  • Menyertai program libat urus dan pemantauan jabatan.

     

3.4 UNIT PENGURUSAN ADUAN

  • Pengurusan aduan yang diterima melalui:

  1. Sistem i-Response
  2. Emel jabatan
  3. Surat rasmi
  4. Borang aduan

  • Memuat turun aduan daripada sistem i-Response dalam tempoh 24 jam dari tarikh diterima.
  • Mengemaskini, merekod dan menyelenggara data serta rekod aduan secara berkala.
  • Menyediakan data aduan bagi tujuan Piagam Pelanggan COB.
  • Memuat naik maklum balas aduan dalam sistem i-Response mengikut tahap kesegeraan dan tempoh masa yang ditetapkan.
  • Membuat lawatan tapak aduan dan pemeriksaan di kawasan skim strata.
  • Menyediakan laporan lawatan, laporan pemeriksaan dan laporan bergambar.
  • Memantau tindakan susulan aduan berkaitan:

  1. Pertikaian kebocoran antara tingkat
  2. Tunggakan bil utiliti
  3. Isu IWK
  4. Isu pengurusan skim strata

  • Mengadakan lawatan dan pemantauan ke kawasan JMB / MC bagi kes aduan berulang atau berisiko
  • Memberikan khidmat nasihat dan rundingan (mediasi) kepada pihak berkaitan melalui:

  1. Mesyuarat di jabatan
  2. Mesyuarat di tapak

  • Mengukuhkan kerjasama dengan JMB / MC dan mengenalpasti isu serta permasalahan skim strata.
  • Menghadiri Hari Bersama Pelanggan COB bagi tujuan libat urus dan penyelesaian aduan.
  • Mengurus pelantikan Ejen Pengurusan di bawah Seksyen 86, Akta 757 bagi skim yang:

  1. Tiada JMB
  2. Tiada MC
  3. Tiada Agen Pengurusan

  • Menyenaraikan kawasan pemajuan yang memerlukan pelantikan Ejen Pengurusan berdasarkan Akta 757.
  • Memantau prestasi serta pematuhan Agen Pengurusan yang dilantik.
  • Menyediakan memo dan surat-menyurat berkaitan aduan termasuk surat panggilan mesyuarat
  • Menghadiri:

  1. Mesyuarat Agung Tahunan (AGM)
  2. Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM)

  • Menghadiri mesyuarat berkaitan aduan serta menyediakan laporan dan minit mesyuarat.
  • Penyerahan notis kepada pihak berkaitan.
  • Memahami dan mengaplikasikan Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757) serta Undang-Undang Kecil.
  • Melaksanakan tindakan penguatkuasaan terhadap pelanggaran Akta 757 di kawasan strata.
  • Menangani isu-isu berkaitan:

  1. Pengeluaran hakmilik strata
  2. Tunggakan bil utiliti

  • Mengemaskini:
  1. Senarai semak
  2. Carta alir
  3. Prosedur kerja
  4. Manual Prosedur Kerja
  5. Garis panduan jabatan berdasarkan Akta 757

  • Bekerjasama dengan COB PBT Selangor berkaitan:

  1. Tatacara mesyuarat
  2. Penguatkuasaan
  3. Pendakwaan
  4. Isu aduan strata

  • Mengisi dan mengemaskini data induk skim strata dalam sistem e-COB.
  • Rekod aduan dan maklumat skim pemajuan berkaitan.
  • Program Strata Tour dan memberi taklimat berkaitan aduan strata.
  • Mengukuhkan jaringan kerjasama dengan:

  1. JMB / MC
  2. Ejen Pengurusan

  3. Agensi berkaitan

     

3.5 UNIT PENGUATKUASAAN DAN MEDIASI

  • Penyediaan Kertas Siasatan (IP) bagi kes-kes pelanggaran Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757).
  • Tindakan terhadap kes ingkar award, termasuk penyediaan dokumen sokongan dan tindakan susulan.
  • Melaksanakan dan menyelaras tindakan penguatkuasaan di kawasan skim strata yang melanggar peruntukan Akta 757 dan Undang-Undang Kecil.
  • Menyelia dan memantau kes-kes penguatkuasaan sehingga selesai termasuk tindakan susulan dan pelaporan.
  • Memberikan khidmat nasihat perundangan dan teknikal berkaitan pengurusan strata kepada:

  1. JMB / MC
  2. Ejen Pengurusan
  3. Pemaju
  4. Pemilik petak

  • Mengendalikan rundingan dan mediasi melalui mesyuarat yang diadakan:

  1. Di pejabat COB
  2. Di tapak skim strata

  • Membantu menyelesaikan pertikaian berkaitan:

  1. Tadbir urus JMB / MC
  2. Pemakaian Undang-Undang Kecil
  3. Isu perundangan strata

  • Pengurusan aduan yang melibatkan isu perundangan dan penguatkuasaan di bawah Akta 757.

  • Membuat penilaian awal aduan bagi menentukan keperluan:

  1. Mediasi

  2. Siasatan

  3. Tindakan penguatkuasaan

  • Membuat lawatan tapak aduan dan menyediakan laporan lawatan serta laporan bergambar.
  • Tindakan susulan aduan sehingga kes selesai.
  • Pengemaskinian dan pemfailan pemakaian Undang-Undang Kecil di skim strata.
  • Mengemaskini dan menyelenggara:

  1. Pekeliling
  2. Pandangan undang-undang
  3. Senarai semak
  4. Carta alir
  5. SOP
  6. Manual Prosedur Kerja
  7. Garis panduan jabatan berkaitan Akta 757.

  • Memastikan semua dokumen rujukan adalah selaras dengan peruntukan terkini Akta 757 dan arahan pihak berkuasa.
  • Mengendalikan isu-isu berkaitan:

  1. Pengeluaran hakmilik strata
  2. Kelewatan atau kegagalan pengeluaran hakmilik
  3. Tunggakan bil utiliti (air, elektrik, IWK)

  • Memberi khidmat nasihat dan panduan kepada JMB / MC serta pemilik petak berkaitan tindakan yang boleh diambil mengikut peruntukan undang-undang.

  • Menyenaraikan kawasan pemajuan yang memerlukan pelantikan Ejen Pengurusan berdasarkan peruntukan Akta 757.

  • Memberi input dan sokongan teknikal berkaitan pelantikan Ejen Pengurusan bagi skim bermasalah atau berisiko.

  • Membantu pemantauan pematuhan Ejen Pengurusan terhadap peranan dan tanggungjawab yang ditetapkan.

  • Menyediakan ulasan teknikal berkaitan pengurusan strata bagi:

  1. Permohonan Kebenaran Merancang

  2. Mesyuarat Jawatankuasa OSC

  • Memberi pandangan berkaitan pematuhan keperluan strata semasa peringkat perancangan pembangunan.

  • Menghadiri:

  1. Mesyuarat Agung Tahunan (AGM)

  2. Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM)

  • Menghadiri dan memberi taklimat dalam:

  1. Program Strata Tour

  2. Hari Bersama Pelanggan COB

  • Menghadiri mesyuarat berkaitan dan menyediakan laporan serta minit mesyuarat.

  • Bekerjasama dan berhubung dengan:

  1. COB PBT Selangor

  2. Agensi penguatkuasaan

  3. Pihak berkepentingan lain berkaitan tatacara mesyuarat, penguatkuasaan dan pendakwaan.

  • Mengadakan lawatan pemantauan berkala ke kawasan JMB / MC.

  • Mengenalpasti isu, risiko dan ketidakpatuhan di skim strata.

  • Mengukuhkan hubungan kerjasama dengan JMB / MC dalam memastikan pematuhan undang-undang.