Emel Jabatan: jkk@mbdk.gov.my
Ketua Jabatan: Puan Nofiza Binti Mahfiz A.I.S.
Emel Ketua Jabatan: norfiza.mahfiz@mbdk.gov.my
 

1.0  Pengenalan

Jabatan Komunikasi Korporat merupakan barisan hadapan kepada Majlis Bandaraya Diraja. Berikut adalah peranan dan fungsi jabatan di dalam Majlis :

 

  • Menyediakan perkhidmatan pelanggan / helpdesk bagi memastikan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan berada ditahap yang membanggakan; 

  • Menjalinkan hubungan baik antara pihak Majlis dengan pelanggan, orang awam, agensi luar dan media;

  • Merancang, membangunkan dan memantau perlaksanaan perancangan strategik Majlis, program-program kualiti dan inovasi, sejarah dan warisan, dan

  • Menerima, menyelaras dan menguruskan aduan-aduan awam serta menyediakan analisa dan laporan status tindakan aduan.

Terdapat lapan (8) unit utama di Jabatan Komunikasi Korporat iaitu :

 

  • Unit Kualiti & Pensijilan Penyampaian Perkhidmatan

  • Unit Warisan Dan Sejarah Klang

  • Unit Pengurusan Acara & Protokol 

  • Unit Pembangunan Korporat, Pentadbiran Am, Kewangan & Inovasi

  • Unit Hebahan & Produksi

  • Unit Penerangan & Komunikasi

  • Unit Pengurusan Aduan Awam

  • Unit Khidmat Pelanggan

2.0  Objektif Jabatan Komunikasi Korporat

  • Menerima, menyelaras dan mengurus aduan – aduan awam serta menyediakan analisa dan laporan status tindakan aduan.

  • Menjalinkan hubungan baik diantara pihak Majlis dengan pihak media, pelanggan dan orang awam.

  • Menyediakan perkhidmatan khidmat pelanggan/ helpdesk bagi memastikan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan berada ditahap yang membanggakan.

  • Mengurus dan menyelaras program – program serta penambahbaikan penyampaian perkhidmatan menerusi Pelan Perancangan Strategik.

  • Merancang, membangun dan melaksanakan pembangunan serta pembudayaan kualiti dan inovasi.

  • Menjalankan kajian dan penyelidikan sejarah dan warisan berkaitan Klang.

  • Menghasilkan penerbitan – penerbitan yang berkualiti dan berinformasi secara berkala.

  • Menyelaras lawatan – lawatan rasmi dari agensi – agensi dalam dan luar.


     

3.0  Fungsi Jabatan

Fungsi jabatan mengikut unit adalah seperti berikut :

 

 

3.1   Unit Kualiti & Pensijilan Penyampaian Perkhidmatan

 

Merangka, membangun dan melaksanakan usaha peningkatan kualiti dan  inovasi di Majlis Bandaraya Diraja Klang (MBDK) seperti:

 

  • Sistem Penarafan Bintang Pihak Berkuasa Tempatan.

  • Anugerah Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat (APPC).

  • Sistem Pengurusan Kualiti MBDK.

  • Menyelaraskan penyertaan Pertandingan Team Excellence (TE) peringkat wilayah, kebangsaan dan antarabangsa.

  • Menyelaras Amalan Persekitaran Berkualiti 5S/R.

  • Menyelaras Bulan Inovasi/ Kualiti.

  • Melakukan penandaarasan.

  • Menyelaraskan pematuhan terhadap Piagam Pelanggan.

 

3.2   Unit Warisan Dan Sejarah Klang

 

  • Mencari, mengkaji dan merekodkan sejarah dan warisan berkaitan Klang.

  • Menjadi pakar rujuk dan pakar runding dalam bidang sejarah dan warisan Klang.

  • Mengadakan program dan promosi pembangunan warisan dan sejarah Klang. 

     

3.3   Unit Pengurusan Acara & Protokol 

  •  Membantu menyelaras semua program-program Majlis dan Komuniti.

  • Mengurus dan menyelaraskan program-program sosial MBDK.

  • Menjadi pusat rujukan kepada pegawai dan kakitangan untuk membuat ulangkaji persediaan peperiksaan jabatan serta orang awam termasuk para pelajar mencari bahan ilmiah bagi menyediakan laporan.

  • Menjadi tempat menyimpan buku, laporan, bahan penerbitan dan sebagainya untuk kegunaan kakitangan dan orang awam.

     

3.4   Unit Pembangunan Korporat, Pentadbiran Am, Kewangan & Inovasi

  • Merancang dan melaksanakan aktiviti peningkatan Imej Korporat di Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Merancang dan melaksanakan Kajian Impak terhadap Pelan Strategik Majlis Bandaraya Diraja Klang.

  • Mempertingkatkan penglibatan agensi-agensi swasta, badan korporat NGO dalam membantu Majlis meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

  • Menguruskan penyertaan kumpulan inovasi untuk ke pertandingan peringkat daerah, negeri, kebangsaan dan antarabangsa.

  • Mengurus dan menyelaras lawatan rasmi ke Majlis.

  • Mengurus hal-hal berkaitan pentadbiran dalaman jabatan seperti penyediaan bajet, hal ehwal kakitangan.

     

3.5   Unit Hebahan & Produksi

  • Menerbitkan bahan-bahan penerbitan rasmi MBDK seperti Laporan Tahunan, Buletin, Diari dan sebagainya.

  • Menyediakan bahan-bahan publisiti seperti banner, bunting dan sebagainya untuk kempen, program dan sebarang acara rasmi MBDK.

  • Menyelaras penggunaan Billboard Digital milik Majlis.

3.6   Unit Penerangan & Komunikasi

  • Merangka strategi untuk menangani isu yang menjadi sasaran pihak media bagi menyediakan maklumbalas kepada isu-isu yang dipaparkan.

  • Memantau dan menilai isu-isu semasa dari akhbar dan pada masa  yang sama mengurus sebarang maklumat balas dan aduan yang diterima oleh jabatan untuk tindakan mengikut skop dan jabatan yang terlibat.

  • Menyediakan pengurusan, perancangan dan pelan tindakan promosi, iklan, hebahan program MBDK dengan kerjasama erat bersama media.

  • Menyelaras kerja-kerja penyuntingan penggambaran untuk pembikinan video-video Majlis dan memperkasakan lagi portal berita melalui laman online (facebook, blog).

  • Merancang dan mengurus laman media sosial rasmi Majlis antaranya facebook, blog untuk dijadikan medium perantaraan antara pelanggan dengan Majlis dan menjadi sumber rujukan.

  • Membuat liputan bergambar dan video rakaman untuk acara-acara dan program-program rasmi Majlis untuk dijadikan bahan berita.

     

3.7   Unit Pengurusan Aduan Awam

  • Menyelaras dan menguruskan aduan awam disamping memperkasakan Pusat Aduan sebagai “Complaint Centre” yang bertanggungjawab   menyalur maklumbalas berkaitan aduan.

  • Memastikan aduan diterima, dicatat dan direkod di dalam Sistem Aduan I responz tanpa gagal.

  • Memastikan semua aduan yang diterima diberi maklumbalas pengesahan penerimaan aduan dan memberikan maklumbalas tindakan penyelesaian aduan mengikut tempoh yang ditetapkan tanpa gagal.

  • Memastikan setiap aduan berulang diberi Surat Peringatan / Borang Tindakan Pembetulan kepada Jabatan berkenaaan untuk tindakan pembetulan.

  • Menyemak dan mengesahkan status penyelesaian aduan bagi tujuan penutupan aduan dalam sistem I-respon.

  • Menyelaras fungsi talian aduan 24 Jam.

     

 3.8   Unit Khidmat Pelanggan

  • Melayani pelanggan / orang awam serta berperanan memberi maklumat kepada pertanyaan pelanggan mengenai semua isu atau permasalahan yang dikemukakan.

  • Memberi bantuan kepada pelanggan dengan menerima aduan orang awam mengenai ketidakpuasan mereka terhadap sebarang tindakan/ perkhidmatan yang diberi oleh Majlis sama ada yang diterima secara  bertulis, lisan, talian telefon, faksmili, e-mel, khidmat pesanan ringkas (sms), surat, media cetak atau media elektronik.

  • Membekalkan maklumat-maklumat asas berkaitan dengan perkhidmatan, borang permohonan dan prosedur supaya ia lebih mudah  disampaikan kepada pelanggan yang berurusan.

  • Menguruskan maklumbalas kepuasan pelanggan dan kajian persepsi pengguna terhadap perkhidmatan Majlis dan tindakan aduan dengan menyediakan laporan / analisa kepuasan pelanggan.